北京大学校友会关于进一步加强备案校友组织指导工作的意见

2015-01-09

第一章 总则

第一条 为进一步加强北京大学校友工作平台建设、指导各级各类备案校友组织开展工作,依据国家民政部和教育部相关政策和《北京大学校友会章程》,结合《北京大学院系校友工作管理办法》(试行)和《北京大学地方校友会工作指导意见》(试行)的试行经验,制定本意见。
第二条 北京大学校友会备案校友组织指在北京大学校友会正式备案的一级校友组织,以下简称“备案组织”。备案组织具体包括院系校友组织、地方校友组织(含港澳台)、海外校友组织、行业校友组织、兴趣校友组织及其他校友组织,不包括上述校友组织发展的次级组织。
第三条 备案组织按照各自章程独立开展活动,接受北京大学校友会的业务指导。

第二章 组织和工作

第四条 备案组织名称中包含“北京大学”或“北大”字样的应取得北京大学的授权;备案组织名称中包含“北京大学”外文全称或简称的,也应取得北京大学的授权。
备案组织的会旗、会标等标识应符合北京大学关于视觉形象识别系统的有关管理规定。
第五条 备案组织成立及活动应遵守所属地社会团体主管部门的相关法律法规。
第六条 备案组织应该参照所属地关于社团法人的规定制定组织章程。组织章程原则上应该包括业务范围、会员、组织机构、负责人的产生和罢免、资产管理和使用原则、章程修改程序、组织终止程序及终止后的财产处理等内容。
第七条 备案组织应参照北京大学校友会数据库格式建立会员数据库,尽量保证会员信息的完整和准确,北京大学校友会可以提供必要的技术支持。
备案组织可以定期整理无校友卡会员的信息,集中办理校友卡。
第八条 备案组织内部应设立理事会、常务理事会、会长(理事长)、副会长(副理事长)、秘书长等领导机构和职务,实行任期制,一般连任不超过两届。
第九条 备案组织应该设立监事会或监事,建立健全内部监督机制。理事不得兼任监事。
第十条 备案组织应规范民主议事、民主决策的范围、程序和方法。涉及社会组织人、财、物等重大事项的决策,要经过民主程序,不得由个人专断。
进行改选换届的会员(代表)大会、理事会须有符合法定人数的会员(代表)、理事出席方能召开,不得以通讯方式召开。
会员(代表)大会、理事会民主决议事项,不得以鼓掌方式进行表决。
第十一条 备案组织领导机构应该定期向全体会员公布工作报告和财务报告,重大事项应该向全体会员公告。
第十二条 备案组织领导机构换届建议邀请北京大学校友会领导参会指导,已经注册的备案组织建议邀请主管民政部门和挂靠单位领导参会指导。境外及海外备案组织遵从属地惯例。
第十三条 备案组织应定期开展活动,每年至少举办一次面向全体会员的活动。
第十四条 备案组织可以收取会费,具体收费范围、金额和方式可依据本组织章程自行决定。
第十五条 具有独立法人资格的备案组织可以从事非营利性经营活动,经营收益应严格用于符合设立目的的组织活动,不得用于个人分配。
经营活动应符合所属地法律法规,不得损害北京大学或北京大学校友组织的声誉。
第十六条 备案组织财务收支应全部纳入组织法定账户,不得使用其他单位或个人的银行账户进行账务往来,不得账外建账,不得设立“小金库”。
第十七条 备案组织财务人员应持证上岗,会计不得兼任出纳;组织负责人直系亲属不得担任会计、出纳。
第十八条 备案组织应进行年度审计、换届审计和法定代表人离任审计,并将审计结论向会员(代表)大会或者理事会、监事会(监事)报告。
第十九条 备案组织秘书处承担联络沟通职责。备案组织应指派1人为日常联络员,报北京大学校友会秘书处备案。
第二十条 备案组织可以通过网站、刊物、微博、微信、APP移动终端应用等途径提升服务质量,提高工作效率,扩大组织影响。北京大学校友会可以提供必要技术支持。
第二十一条 北京大学校友会可以为备案组织活动提供母校嘉宾联络、活动前期宣传、后续报道等服务支持。
第二十二条 鼓励备案组织积极承办学校各类校友活动,如“北京大学校友会会员代表大会”、“北京大学校友工作研讨会”等;鼓励备案组织之间联合举办相关校友活动。
第二十三条 备案校友组织应积极配合和参与母校的招生、就业创业、继续教育、对口支援和扶贫、校地合作、筹款等具体工作。
第二十四条 备案组织应建立活动档案,保留文字和图片资料;决议类会议纪要或表决记录应该有不少于3名参会人员签名。
第二十五条 备案组织可以发展次级组织,如分会、协会、俱乐部等,根据所属地法律法规办理,报北京大学校友会秘书处补充备案内容。
次级组织原则上应通过所属备案组织联系北京大学校友会。

第三章 备案和表彰

第二十六条 备案工作分为“常规备案”和“即时备案”。
“常规备案”指一级校友组织每两年一次向北京大学校友会秘书处提供备案登记表(附件1)、会员信息表(附件2)和最近两年的工作总结及计划。“常规备案”一般安排在“北京大学校友工作研讨会”召开前6个月进行。
“即时备案”指一级校友组织成立、领导机构变更、修改章程、设立次级组织、完成注册、变更法定代表人和日常联络员、组织终止等重要事项发生时,应即时向北京大学校友会秘书处备案,不必按照常规备案的时间进行。
第二十七条 兴趣类和行业类校友组织备案还应提交本组织具备本领域或行业内广泛代表性的文字说明,可以包含但不限于:
(一) 会员数量及地域分布;
(二) 常规校友活动及服务的形式和地域范围;
(三) 网站、移动终端应用等跨地域交流平台;
(四) 本领域或行业有全球或全国影响的品牌活动;
(五) 主要负责人在本领域或行业内具有公认的影响力和号召力;
(六) 其他可以说明组织广泛代表性的内容。
第二十八条 根据《北京大学校友会表彰奖励办法》,北京大学校友会成立表彰奖励评审委员会,每两年一届评选“优秀校友组织”,表彰工作成绩突出的备案组织。表彰一般与“北京大学校友工作研讨会”同年进行。
备案组织可以积极推荐“优秀校友”、“优秀校友工作者”和“校友工作贡献奖”的个人奖项人选。

第四章 代表和理事推荐

第二十九条 北京大学校友会会员代表大会是北京大学校友会最高决策机构,每四年召开一届。备案组织可以根据相关规则积极推荐会员代表和团体理事候选人。

第五章 附则

第三十条 本指导意见经2014年12月27日北京大学校友会第八届理事会第二次会议审议通过,通过之日起生效。
第三十一条 《北京大学院系校友工作管理办法》(试行)和《北京大学地方校友会工作指导意见》(试行)自本指导意见生效之日起不再施行。
第三十二条 本办法由北京大学校友会秘书处负责解释。